Les webinaires et événements en ligne se sont installés dans les stratégies social media des entreprises. Les agendas sont pleins, les déplacements coûtent cher, et un format en ligne permet de réunir la bonne audience sans que personne ait à prendre le train. Conférence web, table ronde, lancement produit, webinaire d'expertise : tout est possible.
Le problème, c'est que tout le monde en organise. Pour que le vôtre se démarque, il faut soigner chaque étape, du choix du sujet au suivi des résultats. A l'agence social media Le Trèfle à 5 Feuilles, nous accompagnons ce type de projets au quotidien.
Voici les 7 points sur lesquels on insiste le plus.
1. Choisir un sujet précis et le bon format
Un sujet vague attire un public vague. Si vous voulez des participants qui restent jusqu'au bout et qui reviennent vers vous après, partez d'un problème que vos cibles rencontrent vraiment.
- Resserrez le sujet. « Comment décrypter l'algorithme LinkedIn en B2B » donne une vraie raison de s'inscrire. « La stratégie Social Media » n'en donne aucune.
- Adaptez le format à l'objectif. Un webinaire d'expert de 45 minutes, une keynote d'entreprise et une table ronde à plusieurs voix ne servent pas les mêmes ambitions. Décidez de ce que vous voulez obtenir avant de choisir.
- Choisissez des intervenants qui savent de quoi ils parlent. Un bon orateur a un message clair, une expérience concrète à raconter, et il incarne la façon dont votre marque veut se positionner.
Pro tip : demandez à vos commerciaux ou à votre service client quelles questions reviennent le plus souvent. Ce sont vos meilleurs sujets, et vous saurez déjà que quelqu'un se les pose. Vous vous servirez également des ces questions pur alimenter le SEO & GEO de votre site.
2. Prendre la plateforme qui ne plantera pas le jour J
L'outil se fait oublier quand il fonctionne, et il ruine tout quand il flanche. Il doit être simple pour les participants, fiable pour vous, et dimensionné pour le nombre de connexions attendues.
Trois critères à vérifier avant de signer :
- La facilité d'accès. Sans téléchargement obligatoire, c'est mieux (Livestorm, Zoom Events). Sinon, appuyez-vous sur ce que vos invités utilisent déjà, comme Microsoft Teams ou YouTube Live.
- L'interaction. Un chat qui répond vite, un espace de questions/réponses et des sondages en direct sont le minimum.
- La sécurité. Vous collectez des données d'inscrits : RGPD et chiffrement des flux ne sont pas négociables.
Pro tip : faites une répétition complète la veille dans les "conditions du direct", avec les vrais intervenants, sur la vraie plateforme et leur vraie connexion. Prévoyez aussi un plan B : un second lien de diffusion et un numéro à appeler si un orateur perd le son.
3. Écrire un vrai scénario, et donner la parole au public
Derrière un écran, l'attention se perd en quelques minutes. Un webinaire qui déroule des slides pendant une heure sera lu en diagonale, ou quitté.
- Racontez quelque chose. Un fil narratif dès l'ouverture donne une raison de rester.
- Coupez les monologues. Toutes les 10 à 15 minutes, posez une question au public ou lancez un sondage.
- Nommez un modérateur. Pendant que l'orateur parle, quelqu'un d'autre s'occupe du chat, trie les questions et règle les petits soucis techniques. C'est ce qui permet à l'intervenant de rester concentré sur son propos.
Pro tip : le chat reste souvent muet au début, personne n'aime poser la première question. Préparez deux ou trois questions à l'avance et demandez à un collègue de lancer la première. Le reste suit généralement.
4. Préparer la communication bien avant le jour J
Sans plan de diffusion, même un excellent événement se joue devant une salle vide. Il faut faire monter l'intérêt en amont, sur plusieurs canaux.
- De J-30 à J-15 : mettez en ligne la page d'inscription et lancez les premières publications sur vos médias sociaux, notamment sur LinkedIn. Vos collaborateurs peuvent les relayer (c'est l'Employee Advocacy).
- De J-10 à J-3 : passez à des contenus courts. Teasers vidéo, citations des intervenants, coulisses de la préparation.
- Pendant le live : publiez en direct pour embarquer ceux qui n'ont pas pu se connecter.
Pro tip : donnez à vos intervenants et à vos équipes un kit prêt à poster : visuel, texte, lien d'inscription. Ajoutez un paramètre UTM différent par canal et par relais, vous saurez précisément d'où viennent vos inscrits et sur quoi miser la prochaine fois.
5. Relancer vos inscrits pour qu'ils viennent vraiment
Le point sensible du webinaire B2B, c'est le taux de présence : combien d'inscrits se connectent réellement. Souvent ce taux de présence descend sous le seuil des 40 % d'entre eux qui assistent au direct. S'inscrire est facile, s'en souvenir le jour J l'est beaucoup moins.
Un enchaînement de rappels automatiques change la donne :
- Un e-mail de confirmation immédiat, avec un ajout à l'agenda en un clic (.ics, Google Calendar).
- Un rappel la veille, avec le programme et les informations pratiques.
- Deux derniers rappels, à H-1 et H-15 minutes, avec le lien direct vers la vidéo.
Pro tip : soignez l'objet des rappels. « Rappel : webinaire demain » se perd dans une boîte de réception. « Demain 11 h : le cas client que personne n'ose raconter » donne une raison concrète de se libérer.
Evidfemmernt tous ces conseils sont valables de Dijon à Toulouse en passant par Nantes, Paris et Lyon.
Bonus 1. Ne pas classer l'événement une fois le direct terminé
Le live ne représente qu'une partie de la valeur ajoutée que vous avez créée. Le reste se joue après.
- Mettez le replay en ligne. Vous pouvez le placer derrière un formulaire pour générer des leads, ou l'ouvrir librement sur vos chaînes vidéo.
- Découpez-le en petits contenus. Extraits pour Shorts et Reels, carrousels de synthèse pour LinkedIn, articles de blog : un seul enregistrement peut nourrir plusieurs semaines de publications.
- Écrivez aux absents. Un e-mail avec le lien du replay pour ceux qui n'ont pas pu se connecter, c'est un contact de plus à chaud.
Pro tip : envoyez le replay dans les 48 heures, pas dans dix jours. Ajoutez des timecodes par grande partie : personne ne regarde une heure de vidéo, mais beaucoup iront directement au passage qui les concerne.
Bonus 2. Mesurer ce que l'événement a réellement rapporté
Sans chiffres, impossible de savoir ce qui a marché, ni de faire mieux la fois suivante.
- Regardez les données de la plateforme. Nombre de connectés uniques, durée moyenne de visionnage, participation aux sondages, volume de questions posées.
- Demandez l'avis des participants. Un questionnaire de 3 questions maximum, envoyé juste après la fin du direct. Plus court, il sera rempli.
- Suivez la suite commerciale. Combien de leads qualifiés l'événement a-t-il produits, et où en sont-ils dans votre tunnel de conversion ?
Pro tip : envoyez le replay dans les 48 heures, pas dans dix jours. Ajoutez des timecodes par grande partie : personne ne regarde une heure de vidéo, mais beaucoup iront directement au passage qui les concerne.
Comme nous venons de le voir, organiser son événement digital fais partie intégrante de la stratégie social media de votre entreprise. Ils peuvent être des leviers de prospection très puissants.
Un webinaire B2B ou un événement digital en préparation ?
De la ligne éditoriale à la diffusion sur les réseaux sociaux, nos équipes vous accompagnent sur l'ensemble du projet.
Parlez-en avec nos experts dans nos agences social media de Lyon, Toulouse, Dijon, Paris ou Nantes.
Questions fréquentes sur comment réussir son événement digital ?
Qu'est-ce que le taux de présence d'un webinaire ?
Le taux de présence compare le nombre d'inscrits au nombre de personnes qui se connectent vraiment au direct.
Souvent, moins de 40 % des inscrits se présentent.
Comment améliorer le taux de présence à un webinaire B2B ?
Programmez des rappels automatiques.
Envoyez un e-mail de confirmation dès l'inscription, avec un ajout à l'agenda en un clic. R
appelez le programme la veille.
Relancez ensuite à H-1 et H-15 minutes avec le lien direct vers la vidéo.
Quand commencer à communiquer sur un webinaire ?
Commencez 30 jours avant.
De J-30 à J-15, mettez en ligne la page d'inscription et lancez les premières publications sur LinkedIn.
De J-10 à J-3, publiez des contenus courts : teasers vidéo, citations des intervenants, coulisses de la préparation.
Que faire d'un webinaire après le direct ?
Mettez le replay en ligne, en accès libre ou derrière un formulaire pour récupérer des leads.
Découpez ensuite l'enregistrement en extraits pour Shorts et Reels, en carrousels LinkedIn ou en articles de blog.
Écrivez aussi aux absents avec le lien du replay.
Comment mesurer le ROI d'un événement digital ?
Regardez trois sources.
D'abord les données de la plateforme : connectés uniques, durée moyenne de visionnage, participation aux sondages, questions posées.
Ensuite l'avis des participants, avec un questionnaire de 3 questions maximum.
Enfin les leads qualifiés que l'événement a produits, et leur avancement dans votre tunnel de conversion.